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Políticas de Inversiones Financieras para la Administración Pública Paraestatal. Elaboración del Programa de control de documentos archivísticos: Procedimiento y llenado de formatos. Puedes pagar en ventanillas o agente a través de las siguientes cuentas: Consulta por nuestras facilidades de pago en cuotas, Jirón Coronel Manuel Gómez N° 424Lince, Lima Perú, Jirón Coronel Manuel GómezN° 424 Lince, Lima Perú, Copyright © 2022. Certificación: 50 horas. Mejora tus oportunidades para trabajar en el Estado. Ir al contenido. Funcionamiento técnico y estratégico del Sistema de Archivos Institucional Funciones y operaciones del Archivo de Gestión // Funciones y operaciones del Archivo Central Capacitación especializada en archivos y gestión documental (in house). estudiantes, profesionales, servidores de la administración pública. Curso Especializado Administración Documentaria y Archivos en la Gestión Pública. NUEVAS TECNOLOGIAS Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS 912446213 350 horas académicas lectivas. La gestión del conocimiento y su relación con la gestión documental y administración de archivos 0000001609 00000 n
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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA Y ARCHIVO. Este será remitido vía Olva courier a dirección que usted nos indique (domicilio/centro de labores) en la modalidad pago en destino. Diploma no indica modalidad virtual de estudio. La Cámara de Comercio del Perú es una organización de índole nacional con autonomía política, económica y administrativa, constituida conforme a las normas peruanas y creada con el fin de promover, fortalecer e implementar acciones para el desarrollo del sector empresarial del país. 6. Participar en la elaboración y colaborar en la ejecución de los planes tecnológicos y de contingencias. 72% DSCTO. 0000027208 00000 n
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Gestión de la promoción del Acceso a datos abiertos e información Pública Gestión del Recurso Humano en los archivos // Ética en la Gestión Archivística Que es la interoperabilidad y en que consiste la colaboración institucional La gestión del conocimiento y su relación con la gestión documental y administración de archivos S/ 139. Colaborar la evaluación la gestión de toda la Unidad.
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[vc_row][vc_column][vc_video link="https://www.youtube.com/watch?v=iAU5RhDeP3k"][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text][/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text][Música] qué tal buenas noches bienvenidos a todos los que desde ya se encuentran conectados a través de nuestra señal de s&p quiero darle la más grande bienvenida agradecer su preferencia para todos nuestros programas para nuestros cursos para nuestros seminarios y también para nuestros diplomados quiero recordarles que esta serie de seminarios que estamos realizando en estos últimos días vienen formando parte de lo que es nuestra iniciativa formando expertos para un mejor estado y es que desde esp tratamos de dar muchísima relevancia y muchísima importancia a mantenerse capacitados y actualizados debido a que sabemos que esta es la mejor manera de mejorar la gestión pública y por ende nuestra calidad de vida así que aplaudo a todos ustedes que ya se encuentran acá conectados que han apostado por justamente hoy capacitarse voy a saludar a las personas que desde ya se encuentra con nosotros over evelyn de lima marco jesús reyes carlos de la cruz quiero saber desde donde desde que otra parte del perú se están conectando desde el callado saludos hasta el callado buenas noches alejandra castro césar beach y na maría valdivia diana miranda saludos a todos aquellos que se encuentran interactuando con nosotros les agradezco muchísimo que ustedes inviertan su tiempo en capacitarse y en ser mejores profesionales el día de hoy vamos a tocar un tema muy importante y es que vamos a ver aspectos generales dentro de la administración documentaria y el archivo y es que esto es un tema fundamental debido a que esta área se encuentra en todas las entidades públicas entonces en un área muy importante y de mucha relevancia debido a que tiene pues obviamente todo el contenido de valor y de de épocas pasadas y todo lo que se va generando actualmente entonces nuestro especialista jon y nos va a poder dar algunos alcances importantísimos a la administración documentaria y archivo quiero darle la bienvenida a nuestro especialista en todo lo que es la administración documental y la gestión documental johnny heredia buenas noches johnny gracias por acompañarnos hoy muy bien muchas gracias quiero comentarte bueno quiero comenzar haciéndote una pregunta cómo puede consideras tu que es la importancia de capacitarse y actualizarse hoy en día bueno actualmente he estado está entrando en una fase de actualización modernización dentro de la gestión pública obviamente la capacitación las capacitaciones que se puedan realizar y que se deban hacer son muy necesarias para estos nuevos avances en cuanto en archivo el tema que estamos haciendo comentario de archivo el ente rector ha actualizado el marco normativo hace solamente un poco más de un año y obviamente las reglas del juego ya a principios de este año que vamos a ver en este pequeño seminario y también dentro de la transparencia dentro de lo que es el curso de administración o comentario de archivos el gobierno digital mismo y su reglamento ha salido en febrero de este año entonces la mejor oportunidad para poder empaparse de este tema muy importante es la gestión documental en cosas chile perfecto lo has dicho muy claro johnny y justamente ya que comentaste de nuestro curso de archivo quiere indicarles a todas las personas que se encuentran viendo nuestro seminario que el día de mañana iniciamos un curso donde obviamente yo no iba a participar como ponente de igual forma de la mano de nuestro especialista list agapito y ustedes por estar acá conectados tienen una súper promoción y las personas que se matriculen en este curso que se inscriban en este curso y comenten que han estado en este seminario se van a llevar totalmente gratis un taller de trámite documentario también entonces se van a llevar todo un curso de administración documental y el archivo más un taller de trámite documentario que mejor promoción te brinda cepec para que te puedas capacitar porque este es el momento de mantenerse capacitado viene todo un cambio estamos iniciando un nuevo gobierno y este es el momento para que aproveches nuevas oportunidades así que me van escribiendo por ahí y estoy muy pendiente de igual forma nuestro especialista estará muy atento para poder aclarar cualquier consulta y entraremos a cerrar ya despedir el seminario y a responder todas las consultas que tengan adelante ciones muchas gracias gracias y buenas noches con todos bien como les había comentado si es el seminario tiene el mismo nombre del curso que comienza el día de mañana administración documentaria y archivo en gestión pública alcaraz quiere hablar sobre lo que es administración documentaria de archivo hay que tocar hay que comenzar primeramente en lo que es el marco legal el marco normativo todo lo que es la gestión documental todo lo que es archivo no está creado simplemente porque es la experiencia sino que nace de la de las mismas fases legales que en los entes electores en cuanto a gestión documental y archivo han creado a lo largo de los años en ese sentido de este curso van a tener en cuenta va a tener como base un marco normativo que va a estar como poder como podemos ver en pantalla sustentado en dos grandes pilares por un lado el decreto el decreto ley 19 414 y la ley 25323 cada una con su respectivo reglamento porque estas dos principales de estas principales normas estos principales el marcos normativos nos van a dar las bases para conocer un poco más sobre la necesidad y la urgencia de conservar los documentos que las diversas entidades del sector público conservan pero que producen hay que resaltar que hasta a principios de los 70s en la administración de los archivos prácticamente era muy poca era baja recién dentro de los alcances del 19 4 14 y sus reglamentos en el año 75 es que se considera necesario que las entidades que todas las entidades del sector público estén consolidadas en un solo sistema en este caso un sistema nacional cuyo ente rector y existía prácticamente desde la época de castilla desde el de ramón castilla quien prácticamente crea lo que es el archivo general de la nación es en esta necesidad que se coloca a la gn el archivo general de la nación como ente rector de este sistema nacional pero todavía no estaba fortalecido como tal como reconocido como la cabeza es creciente en el año 91 que como necesidad de todos los cambios que fueron surgiendo durante la década de los 80 y la pérdida de documentos y las nuevas tecnologías que estaban naciendo en el mundo y sobre todo en el país ya se estaban implementando lo que eran las micro formas es que surge en la ley 25323 ley del sistema nacional un archivo esto este esta ley establece no solamente el archivo general de la nación como cabeza de todo el sistema nacional sino que también establece que en cada región del país en ese entonces cada departamento tuviera su propio sistema o tuviera su propio ente rector es decir su archivo regional de archivo también lo más resaltante dentro de esta ley es que y en su reglamento porque ya la el manejo la administración de los de la documentación no va a caer en cualquier persona sino en profesionales capacitados y formados en la carrera de archivos por eso en ese entonces se crea lo que actualmente es la escuela nacional archiveros entonces ya es ya se habla de una carrera de archivos obviamente ya para ese entonces hablábamos de procesos técnicos archivísticos y hablábamos de organización documental hablábamos de descripción de selección pero y aunque existían dentro de una dentro de un marco legal muy genérico este marco normativo no todavía no estaba muy especializado es decir se tocaban los estos procesos técnicos como apartados dentro de una misma ley pero no se los trataba individualmente cuáles eran sus características cuáles serán sus componentes qué partes de estos procesos se podían aplicar o no en determinados determinados documentos o entidades era todo muy genérico por decir de una forma y no había sobre todo una manera de implementar mejoras lo interesante es que en el año a partir del año 2019 y es que el archivo general de la nación actualiza lo que lo que ya lo que les acabo de decir sobre estos procesos técnicos archivísticos y crea los unas nuevas directivas cada directiva específicamente y especialmente dedicada a cada uno de estos procesos técnicos es en eso que nace entonces no lo que podemos ver eso solamente es un breve resumen de las pocas directivas de las cartas directivas el archivo general de la nación ha ido remitiendo durante el año 2019 pero desde el 2018 ha estado preocupado prácticamente de lo que era la eliminación de documentos ya que como ustedes sabrán la documentación producida en las entidades públicas es considerado patrimonio documental de la nación por ende no puede ser destruir ahora pero qué documento puede ser considerado patrimonio documental de la nación entonces la ley nos da 19 414 nos decía que toda documentación producida por las entidades es patrimonio documental la 25323 la ley nos decían que los archivos de cada entidad pública debía conservar y garantizar los documentos la conservación de estos documentos pero cómo identificarlos como organizarlos como administrarlos en sí en sí mismo todos estos procesos no estaban totalmente clarificado entonces el a gm comenzó a crear normas a establecer directivas nuevas comenzó en el 2018 comenzando con lo que es la eliminación ya que existía dudas respecto a qué documentos podíamos eliminar que documentos podíamos transferir al archivo general de la nación como podían ser las transferencias entre los archivos de gestión es decir los archivos de oficina y los archivos centrales de cada entidad se crea una directiva específicamente para transferencia de documentos archivístico como se dan cuenta primero hay que establecer que los documentos producidos por las entidades los debe manejar las entidades pero debe tener un proceso o un procedimiento para garantizar su conservación y si se van a eliminar garantizar que se va a eliminar aquellos documentos que efectivamente han perdido su vigencia ahora cómo vamos a saber cuáles son sus vigencias cuáles son sus valores obviamente se van a crear directivas como les dije los procesos técnicos archivísticos que van desde la administración de archivos hasta lo que es servicio van a establecer todos estos procedimientos y procesos durante el curso que se va a llevar a cabo se van a explicar estos procedimientos esos procesos técnicos archivísticos un poco más a profundidad para que ustedes puedan conocer como son como es que estos procesos o como estas directivas aplican se pueden aplicar perdón a los documentos que se producen dentro de las entidades públicas la administración de archivos y su organización va a estar obviamente a cargo de los archivos centrales no va a haber un ente rector un inteligente dentro de lo que es la entidad y cada director significa de archivo central se establecerán los mecanismos para organizar su documentación a los archivos de gestión o archivos secretariales los niveles y los niveles de archivos que puedan existir dentro de la entidad van a estar establecidos dentro del cuadro de clasificación de fondos que ésta explica starr ha explicado dentro lo que es la norma para la organización de documentos archivísticos cómo es que vamos a describir la documentación lo que herramientas vamos a utilizar para tal fin no solamente es agarrar una base de datos una hoja excel y tener nuestros documentos físicos y pasar y escribir o trasladar la información que vemos en los documentos en un documento físico y pasarlo en una hoja excel no solamente es eso hay criterios que se deben tomar en cuenta que cuáles son los principales campos que vamos a utilizar qué documento o qué herramienta vamos a utilizar para describir por ejemplo un fondo documental o una sección documental o finalmente una serie vamos a comenzar a establecer criterios para y establecer los sistemas los distintos niveles de archivo disparan distintos niveles descriptivos en la descripción archivística la directiva 11 que es la norma para la descripción archivística nos va a ayudar a establecer estos criterios y al mismo tiempo va a permitir también establecer un programa y un control y los procesos descriptivos de entrada de la entidad estos documentos organizados y descritos y descritos van a pasar por un proceso de valoración es decir qué documentos que estamos trabajando que estamos organizando se van a van a conservarse permanentemente qué documentos son considerados de valor histórico que sirven para la investigación y el estudio de acuerdo a las 19 414 que deben conservarse 30 años y luego ser transferidos al archivo general de la nación entonces todas estas directivas ya están utilizando están orientadas a cumplir lo que es la 19 4 14 y están a la sombra de lo que es la 25 323 si se están dando cuenta entonces establecemos cuál es qué documentos son los de valor permanente y cuáles son aquellos documentos de valor temporal es decir aquellos que podemos o no que podemos eliminar bajo el marco mineral existente es decir no solamente es porque de acuerdo a la necesidad de la entidad yo eliminó los documentos recuerden como les he mencionado hace un rato de que todo documento producido en entidad está crismón yo documental de la nación entonces está sujeto a un cierto control a un cierto marco jurídico que establece los periodos que deben ser conservados como un ejemplo solamente lo que es el sistema nacional de control es decir todo lo que es o si se conoce las entidades públicas o la contraloría general de la república establece que todos los documentos en el estado deben conservarse diez años luego de vencido el trámite que les dio origen es decir que los que los originó que los produjo ok pero solamente se este marco normativo existe otro existen varios marcos normativos no tenemos la 27444 no no tenemos la ley la ley tributaria tenemos lo que simplificación administrativa tenemos leyes no que si bien no están relacionadas exclusivamente archivó hacen referencia a la conservación de documentos transparencia y acceso a la información pública tenemos una norma sobre conservación de planillas y legajos de personal entonces todo esto todo este marco normativo lo podemos conocer tenemos que analizarlo dentro de lo que es valoración documental hay que profundizar si queremos conocer un poquito más tenemos que también estudiar y conocer más sobre lo que es la valoración de los documentos esto esta valoración nos va a permitir establecer estos periodos y después de estos periodos decir saben que los documentos estos documentos ya han cumplido su su vigencia su función ya no tiene razón de ser y realmente ocupan un espacio que yo puedo utilizar para documentos que sé que vienen llegando a mi archivo central entonces puedo proceder a eliminarlos para eso obviamente voy a utilizar lo que es los criterios establecidos en la directiva 01 2018 de eliminación del documento de archivo estas normas estas directivas van a estar bien como sea más muy íntimamente unidas no podemos eliminar documentos si es que primero no los valoramos lo mismo va a pasar con la transferencia de documentos la valoración documental nos va a decir ok en tu archivo de gestión tú tienes una determinada cantidad de años y lo vas a pasar a tu archivo central entonces vas a utilizar los criterios establecidos en la directiva 22 y 19 normas para la transferencia de documentos archivísticos si quieres si tienes documentos de valor permanente vas a transferir los de acuerdo a lo que establece la norma no la directiva 2 2019 presentando la documentación requerida por el archivo general de la nación porque toda la documentación del valor permanente debe ser transferida al archivo de la nación ahora hay que tomar en cuenta que no todas las entidades del estado transfieren su documentación de valor permanente al archivo general de la nación y hay entidades que tienen de por sí un archivo histórico véase por ejemplo grandes universidades como los marcos del villarreal la católica o entidades entidades públicas no tan grandes como la reniec la educación el ministerio de salud que conservan su documentación histórica dentro de sus propios repositorios o en empresas que se encargan de custodiar documentación luego viene lo que ya es la parte de conservación de los medios porque ok hemos organizado hemos descrito y ya sabemos esta documentación organizada y escrita cuáles son del valor permanente cuáles son de valor temporal pero qué medidas voy a utilizar yo para garantizar que estos documentos que ya he valorado se conserven adecuadamente en mis repositorios como archivo central o en mis oficinas como archivo de gestión entonces todos los criterios que se van a utilizar aunque se van a necesitar estarán establecidos en la directiva 1 2019 a gm y tres bases tc de la dirección de conservación normal para la conservación de documentos archivísticos aquí es muy preciso resaltar que a veces con colocar las cajas de archivo y un anaquel es suficiente no es así nos vamos a dar cuenta de que existen muchos criterios que van desde el calor la humedad y la luz hasta controlar plagas no sean insectos roedores o cualquier otro tipo de mamífero grande y por último la directiva 1 o 2020 normal para el servicios artísticos en las entidades públicas qué es el servicio que va a consistir fácilmente podemos deducir que el servicio es al poner a disposición la documentación que se encuentra en nuestros repositorios o en nuestras oficinas pero de cualquier forma o de alguna manera específica todo esto está establecido dentro de la directiva existen muchas formas de poner a disposición la documentación que se conserva en el repositorio y desde una simple copia hasta el préstamo del documento original obviamente todo esto es marcado dentro de la ley de acceso a la información pública entonces también leire de transparencia cuando hablamos de servicio no estamos hablando de que vamos a prestar a las oficinas que componen lo que constituye la entidad sino que también está orientado al ciudadano ok y acá entra ya un poco lo que podemos visualizar lo que es el trámite documentario no porque el trámite documentario va a ser un flujo de documentos es el flujo de los documentos desde que ingresan o que se crean hasta que son puestos a disposición del ciudadano o de la entidad en los repositorios del archivo y esto es con respecto a lo que es el marco normativo de archivo luego viene lo que es el marco normativo del del gobierno digital de lo que ya es la nueva actualización del del sector del sector público en la que desde el año 2002 clint se consideró de muy de vital importancia la modernización de la gestión del estado obviamente pasó con un proceso de decreto legislativo 1310 donde se establecieron criterios para la simplificación administrativa texto evitó que las oficinas o que las entidades mejor dicho del sector público se llenaran de muchos documentos según a lo que se habla lo que se establece de más de 25 74 44 presunción de veracidad y donde ya no se necesita o se requiere información o documentación que la entidad que las entidades mismas pueden recabar por sí solas ya no sé ya no se necesita que el ciudadano tenga que presentar estos documentos quien se va a encargar de que todas estas esta modernización de la gestión del estado y que estas medidas de simplificación administrativa se lleguen a concretarse en este clip pues obviamente un comité de gobierno digital este comité de gobierno digital que va a estar organizado por la máxima autoridad de la que cada entidad va a establecer los criterios para elaborar lo que se llama el modelo de gestión dominical para ello utilizará el modelo establecido por la secretaria de gobierno digital la cual detendré directamente de la presidencia del consejo de ministro y el modelo de gestión documental es todo un flojo es un circuito completo que lo vamos a ver curso les voy a mostrar solamente un breve resumen para conocer así brevemente y lo puedan lo puedan lo puedan tener así lo puedan conocer desde desde su punto de vista y vean cómo es que los procesos técnicos que hemos visto de archivo también están incluidos luego estos comités de gobierno digital van a estar obviamente regidos por una ley que es la ley del gobierno digital que establecerán los criterios y pautas establecidas para lo que es el documento electrónico de archivo y el grupo y mientras lo que es un documento digital lo que es un documento electrónico y finalmente lo que es el documento electrónico de archivo todo lo que esté en la ley del gobierno digital van a modificar y van a reforzar la posición del comité de gobierno digital que ya no solamente va a estar a cargo de de la alta autoridad de cada de cada entidad del estado de su oficina de trámite documentario esto es documental sino que también va a incluir la parte de lo que son las oficinas de tecnología de la información a las oficinas de asesoría jurídica a las oficinas de entrenamiento y a las oficinas externas administración entonces obviamente el marco la envergadura de la aplicación de esta de este gobierno digital comienza a decaer en distintos niveles dentro de la entidad finalmente recién en febrero de este año la pcm brinda lo que es el reglamento del gobierno digital y en este caso para lo que es el modelo de gestión documental existe un apartado específico para lo que es archivo vemos qué y se explica lo que es el documento digital la diferencia este documento digital la diferencia entre el documento electrónico y la diferencia entre documento electrónico de archivo cuál va a ser trabajado cuál no va a ser trabajado cuáles van a ser las características de cada uno incluso dentro de este reglamento se pueden ver visos de la aplicación de las 681 no se se mejora las 681 que fue cree que fue promulgada algún año 92 no es un decreto legislativo sobre nuevas tecnologías de la información aplicada a los archivos entonces se aplica se mejora y le da la tarea al archivo general de la nación de actualizar los procesos técnicos para lo que es el gobierno digital entonces si ustedes se ha podido dar cuenta y este marco normativo de lo que es la modernización de la gestión del estadio gobierno digital y va a estar muy y yo a lo que son los procesos técnicos archivísticos donde está unida la gestión documental y el archivo en primer lugar la gestión documental va a tener básicamente cuatro partes con el correcto vemos ahí 3 que está a la derecha de la pantalla de lo que es gestión documental lo que es la creación de documentos meses partes una función es proceso y gestión es decir la recepción inicio y despacho estamos hablando de la parte en la que los documentos son producidos por las oficinas o son recibidos por las oficinas y cómo es que estos documentos producidos recibidos y trabajados luego son enviados o derivados dentro de la misma entidad o derivados al ciudadano para ello se van a utilizar solamente instrumentos o herramientas o sistemas de trámite documentario que van a facilitar este flujo de documentos la cuarta parte del modelo de gestión documental es lo que llamamos archivo y acá él en archivo te va a estar más orientado a lo que es la preservación la conservación y el acceso para ello necesito utilizará o necesitará de un software lo suficientemente potente que garantice el acceso a la información contenida en los documentos acá ya no se habla del documento físico sino se habla de la información que con que se contienen cuando hablamos de archivo tenemos que primero conocer un poco más sobre cómo es que los documentos se producen que es un documento cuál es que lo diferencia de un documento de archivo que lo diferencia de un documento de apoyo qué son los famosos documentos varios entonces podemos tenemos que diferenciar los tenemos que catalogar los separarlos porque en esta en esta fase de archivo no vamos a trabajar con documentos de apoyo no vamos a trabajar con documentos varios vamos a trabajar con documentos de archivo entonces para entrar a esta fase 4 dentro del modelo de gestión documental que es el archivo va a comenzar obviamente con la que es la transferencia porque los documentos percibidos o emitidos dentro de lo que es a nivel de archivo de gestión y van a ser transferidos al archivo central pero para ello deben primero establecer normas o criterios para su organización y descripción ya que estamos hablando de procesos técnicos que ya hemos visto y que la gn está normado una vez organizado y descrita se va a establecer los criterios para su acceso es decir es decir el servicio archivista si tenemos un buen acceso a la información oa los documentos que se conservan en los repositorios de la entidad podemos garantizar una adecuada conservación documental es la que finalmente nos va a garantizar que podamos a futuro eliminar documentos que cuyo cuyo valor en este caso temporal ya hayan culminado entonces podemos proceder a la eliminación de documentos cada vez que la vigencia de lo que los documentos de la vigencia de la vigencia del proceso administrativo que le dio origen ya venció nuevamente obviamente cuando se eliminan los documentos y estos documentos se conocen los que si secos que custodiamos se conservan dentro de los repositorios queda un espacio disponible para la nueva documentación que se va a recibir y producir acá también hay que resaltar de qué los documentos que se custodian dentro del archivo están a disposición para la emisión de nuevos documentos es decir aquellos documentos que se están produciendo continuamente a diario las distintas unidades orgánicas o de organización de las entidades todo está definitivamente unidos si un usuario necesita una información no va a solicitarlo para eso a través de un acceso a través del servicio archivístico en la parte 6 del círculo y finalmente la información que se esté brindando va a ser enviada al ciudadano oa la piscina requiriente a través del despacho es decir la opción 3 todo está íntimamente cada cada parte del modelo de gestión del número de gestión de hospital es un circuito que no puede separarse uno del otro tienen que estar cada uno los va a llevar a sí mismo o sea al siguiente paso no es que yo organizo y describo los documentos y los nunca los voy a eliminar si tuviéramos un repositorio gigantesco del tamaño por ejemplo de bryn donde están los más grandes repositorios actualmente grandes depósitos incluso dentro de 100 años esos documentos esos espacios que habían muy pequeños por eso es siempre válido tener que eliminar los niños hay que garantizar que los documentos que yo he organizado estén custodiados y conservados de tal forma que no se destruyan si estamos hablando de documento papel o si vamos a hablar de medios magnéticos los medios digitales que estos soportes se conserven o se mantengan a lo largo de los años y que tengan los criterios básicos de conservación como humedad y temperatura necesarios para que el soporte en este caso físico de esta información no se pierda m y acá entonces ya hemos visto todo lo que es el marco normativo de lo que es archivo hemos visto lo que es el marco normativo de lo que se digitan y hemos visto el modelo de gestión documental ya hemos hablado de todo lo que es el documento de archivo pero que es el documento de archivo a veces damos por sentado o sea que lo que nosotros producimos el documento de archivo entonces esto es un breve resumen nada más eso es un concepto existen infinidad de criterios desde antonia heredia [Música] celebré de alquiler a española hasta flores también el chilero peruano quienes han dado su propia opinión sobre lo que es un documento entonces pero básicamente hay que rescatar los que el ente rector es decir el archivo general de la nación nos dice sobre lo que es el documento de archivo y el documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el lic en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas públicas o privadas de acuerdo con unas características de tipo material y formal ojo ya no se está dando ciertos requerimientos ciertas pautas ok para considerar que es documento de archivo no es un momento les he dicho no vamos a conservar documentos de apoyo no vamos a conservar documentos cuales solamente vamos a conservar documentos de archivo estos documentos de archivo se van a producir de una determinada forma van a tener una unas características únicas van a tener elementos van a tener características va a tener una estructura y entonces pero según esto según este concepto que ustedes pueden visualizar el documento de archivo en primer lugar tiene que ser creado por una persona jurídica o natural que ha ejercido una función o ha hecho un trabajo entonces si hablamos de personas públicas si estamos hablando de personas públicas o privadas si estamos hablan de personas jurídicas pueden ser tanto públicas o privadas entonces cada una de ellas van a conservar sus documentos de acuerdo a sus propios criterios pero estos documentos que van a conservar que van a organizar son productos de sus funciones son productos de la fe de la razón de ser de la entidad ok no es que simplemente la entidad misma creo que usted simplemente hizo un documento recibió un documento una copia de una resolución de una entidad xy lo va a guardar como documento de archivo no es la copia un documento de archivo es una fotocopia un documento de archivo son los documentos que recibimos de otra entidad por ejemplo los anexos de un expediente documento de archivo todo esto lo podemos lo podemos averiguar lo podemos aprender en el curso que se va a dictar va a comenzar el día de mañana no pero lo principal es que tengan en cuenta que todo el marco normativo que hemos visto hasta ahora sólo está orientado al documento de archivo y al documento de archivo no al documento de archivos solo no en el documento de archivo suelto sino ordenado organizado y sobre todo identificado o descrito como una serie documental qué es una serie de documental no lo podemos conocer dentro de lo que es el curso del día de mañana y que es el documento electrónico de archivo que ya también les he tocado ese consejo pues bueno acá hay que tomar en cuenta click dentro de este marco literal de lugares el gobierno digital la figura del documento ha variado ya no estamos hablando de un documento físico ya no estamos hablando de la figura del documento papel estamos hablando del documento creado digitalmente o creado electrónicamente dos figuras diferentes o el documento digital no es lo mismo que un documento electrónico entonces la ley el reglamento de la ley del gobierno digital nos va a dar las pautas para poder diferenciar pero los obviamente los documentos no todos los documentos electrónicos son documentos electrónicos archivos entonces acá ustedes pueden ver a su izquierda lo que vamos a tomar en cuenta lo que lo que nos va a servir como insumo es la ley marco de modernización de la gestión del estado y el decreto legislativo sobre simplificación administrativa todo esto enmarcado dentro del modelo de gestión documental que ya le hemos tratado hace un rato ciencias positivas anteriores no y si ustedes se pueden dar cuenta en el mismo centro de la la imagen están ahí recepción emisión despacho y archivo es decir son los cuatro centros son los cuatro procesos básicos que van a que van a estar mi ser el corte del centro del modelo de gestión documental porque todo el modelo de gestión del documental va a estar obviamente por compuesto por dos principios pero estos principios van a tener su sustento dentro de esos cuatro en el proceso esos cuatro procesos recepción de documentos emisión o generación de documentos el despacho entre entidades entre oficinas entre entidad y ciudadano o lo que es el archivo finalmente generará o producirá un expediente electrónico el modelo de gestión documental incluso ya habla sobre lo que es la notificación y la notificación electrónica ya estamos pasando de lo que es el enviar a halcourier a enviar a entregar los documentos a la necesidad de que todas las entidades dentro del sector público establezcan la metodología para que el ciudadano crea o cree que cree un buzón electrónico donde todas las acciones o solicitudes que realice dentro de la entidad pueda ser notificado dentro de este buzón no estamos hablando obviamente de un correo electrónico cualquiera estamos hablando de un buzón electrónico especializado son electrónico específicamente para las actividades de la entidad es necesario también precisar que todos los documentos producidos electrónicamente vanas van a tener la característica de originales ya no será necesario imprimirlos para garantizar que efectivamente existe existe para ello lo que es la firma digital la forma de encriptar una información propia del individuo que garantiza la autenticidad del documento que produce la entidad misma lo que produce el funcionario dentro de una entidad además los documentos electrónicos de archivo van a poder tener la capacidad de ser ubicados dentro de los distintos niveles de los que está recorriendo dentro de la entidad ok entonces eso es importante entonces el documento electrónico de archivo garantiza pues su trazabilidad garantiza originalidad son y su autenticidad y ya que están dentro de un sistema de gestión documental con un sistema de trámite documental los procesos técnicos archivísticos que vamos a poder conocer un momento qué van a hacer en este caso la organización que está con la directiva 10.000 descripción la conservación valoración y servicio estos procesos técnicos si se dan cuenta es como si es un circuito pasa de la organización a la descripción luego la conservación luego la valoración y finalmente al servicio pero cada uno de estos procesos técnicos archivísticos no son independientes entre sí es decir yo lo voy a describir documentos que no están previamente organizados yo no voy a conservar documentos que estén que no estén organizados o que no estén clasificados ni siquiera y me garantiza a mí o como yo ubico un documento o sea que no está debidamente descrito en una base de datos como yo no es solamente tirar cajas en un depósito no diciendo ya que están los documentos te despiden de la entidad y que fue decir que a nadie sabe qué es lo que hay los documentos tienen un periodo de retención periodo de una vigencia tiene un valor temporal o permanente de acuerdo un ciclo vital entonces hay que valorarlos no podemos valorar documentos que no han sido identificados que no han sido organizados que no han sido descritos y si obviamente no están debidamente conservados que no están debidamente guardados dentro de los repositorios este corremos el riesgo de perder documentación pues podemos tratar información dentro de las entidades lo que finalmente se transluce en un buen o mal servicio porque una documentación organizada adecuadamente descrita debidamente que esté custodiado con cerrada adecuadamente en repositorios debidamente implementados y que se sabe cuáles son sus periodos de retención y cuáles son de valor permanente cuál es un valor temporal se va a poder acceder a la información que se contiene que se contiene en él o simplemente también al documento físico es decir todos todos estos procesos van a estar íntimamente unidos entre sí dyn si hubiera alguna pregunta gustaría por favor qué cómo hacerlo muchas gracias john y por esta presentación y si tenemos bastantes comentarios bastante interacción nos vamos a unas preguntas que tenemos en este caso césar los consulta ya existe una norma para realizar transferencias de archivos electrónicos 10 y todavía no en la elaboración de los de las efectivas que ya había mencionado en finanzas y que se está dando a este reglamento de gobierno perfecto maría elena nos consulta en el caso de órdenes de compra hasta qué tiempo se pueden conservar yo trabajo en el área de archivos de logística las hojas no se comprueba de acuerdo a mi propia experiencia de valor temporal de serie eso es todo lo que es tema nacional esta serie puede ser tipo documental puede cultura hasta 10 años perfecto yo ni nos ha quedado muy clara la información no se olviden que esta información a mayor escala lo vamos a poder desarrollar en el curso que estamos iniciando el día de mañana en donde johnny con nuestra especialista también list agapito van a desarrollar entonces dejen su correo electrónico dejen su número celular en pantalla también está saliendo el número celular de nuestra asesora para que aprovechen la promoción de que si se matricula en el día de hoy con esta promoción de ver este seminario se llevan totalmente gratuito el taller de trámite documentario así que no aprovechen no no desaprovecha el mejor dicho esta promoción porque el momento de capacitarse es ahora ya con nosotros será hasta el día de mañana donde empezaremos lo que es un curso corto de contrataciones del estado a todos están invitados a partir de las 7 de la noche por cpi live muchas gracias muchas gracias yo ni por acompañarnos y que tengan feliz noche gracias a las nubes
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